در پایان هر سال یا پایان هر دوه کاری قبل از ایجاد بایگانی و ساخت دوره جدید ، باید عملیات اختتامیه انجام شود که شامل موارد زیر است :
1- مرور بر تمامی حساب ها تا مبادا حسابی غیر واقعی وجود داشته باشد و اگر معلوم شود که یک یا چند حساب سوخت شده باید تکلیف آن مشخص شود . و ان حساب به سوخت تبدیل شود .
2- موجودی گیری انجام و موجودی با واقعیت یکسان شود و کسر های احتمالی به حساب کسر صندوق پرداخت شود . بگونه ای که موجودی سیستم با موجودی واقعی یکسان شود .
3- فی طلا و فی اجرت و فی کارهای ساخته صحیح باشد .
4- حساب سود تراز به سود انباشته ارسال شود و سود تراز به ذی نفعان و شرکا تقسیم شود .
5- با اجرای صحیح 4 بند فوق سود تراز و حساب سود انباشته صفر می شود .
6- تمامی حساب های هزینه صفر شوند به کمک طلب بابت و با شرح اختتامیه .
7- یک بار دیگر و قبل از ایجاد بایگانی از تراز صفر و موجودی های صحیح مطمئن شوید .
8 – حالا محیط را بایگانی و اقدام به ایجاد دوره جدید نمایید.
9- از صفر بودن تراز و صفر بودن محیط جدید مطمئن شوید و از صحت انتقال درست موجودیها و حساب ها مطمئن شوید .
10- از صحت محیط بایگانی ( با ورود به ان و بررسی چند حساب و خارج شدن از ان ) مطمئن شوید و با خیال را کار عادی خود را در محیط جدید انجام دهید .
در زرین همه چیز بهتر است …