از دارایی کسب‌وکار مراقبت کنید؛ با کنترل‌های ضعیف، کسی را در معرض وسوسه یا سوءظن قرار ندهید
«مالت را سفت بچسب؛ همسایه‌ات را دزد نکن!»
این عبارت عامیانه، یک نکته مهم مدیریتی را یادآوری می‌کند: اگر از دارایی و حساب‌وکتاب کسب‌وکار درست مراقبت نکنیم، هم احتمال خطا و سوءاستفاده بیشتر می‌شود و هم ممکن است به کارکنان بدگمان شویم.
این موضوع در طلافروشی و کسب‌وکارهای طلا و جواهر اهمیت ویژه‌ای دارد؛ زیرا هر معامله با وزن، عیار، نرخ، مبلغ و حساب مشتری ارتباط مستقیم دارد.
گاهی ممکن است خریدوفروش‌هایی با نرخ یا مبلغ غیرعادی در سیستم ثبت شود، بی‌آنکه تغییر روشنی در موجودی فیزیکی دیده شود. چنین موردی به‌تنهایی تخلف کسی را ثابت نمی‌کند، اما لازم است اسناد، ثبت‌ها و سوابق مرتبط با آن به‌دقت بررسی شود.
چگونه از خطا و سوءاستفاده در طلافروشی جلوگیری کنیم؟
۱. برای هر کاربر نام کاربری و رمز عبور جداگانه تعریف کنید
برای هر کاربر، نام کاربری و رمز عبور مستقل تعریف کنید. تنظیمات ورود به برنامه را از حالت سنتی به پیشرفته تغییر دهید تا هر کاربر با حساب کاربری مخصوص خودش وارد برنامه شود.
این کار باعث می‌شود فعالیت‌های هر شخص در سیستم قابل‌پیگیری باشد و مشخص شود هر ثبت یا تغییری توسط چه کاربری انجام شده است.
۲. دسترسی‌ها را متناسب با مسئولیت افراد تنظیم کنید
دسترسی‌ها را متناسب با مسئولیت افراد تنظیم کنید. هر کاربر فقط به بخش‌هایی دسترسی داشته باشد که برای انجام وظایفش لازم است.
محدودکردن دسترسی‌های غیرضروری یکی از مهم‌ترین اصول کنترل داخلی در کسب‌وکارهای طلا و جواهر است.
۳. تغییرات مهم را ثبت و پیگیری کنید
تغییرات مهم را ثبت و پیگیری کنید. تغییر نرخ، مبلغ، وزن، طرف حساب یا حذف و اصلاح سند باید همراه با نام کاربر و زمان انجام آن قابل‌مشاهده باشد.
وجود سابقه تغییرات، بررسی مغایرت‌ها را بسیار ساده‌تر می‌کند.
۴. معاملات غیرعادی را بررسی کنید
معاملات غیرعادی را بررسی کنید. نرخ‌های متفاوت از روال معمول، تخفیف‌های زیاد، اصلاح‌های مکرر و اسنادی که در تاریخ‌های گذشته ثبت شده‌اند، نیاز به بازبینی دارند.
راهنماهای حرفه‌ای پیشگیری از تقلب نیز بررسی معاملات و نرخ‌های غیرعادی و همچنین تفکیک وظایف را از جمله کنترل‌های مهم می‌دانند.
البته وجود یک معامله غیرعادی به‌تنهایی به معنای وقوع تخلف نیست و باید همراه با اسناد و سوابق مرتبط بررسی شود.
۵. گزارش سیستم را با واقعیت تطبیق دهید
گزارش سیستم را با واقعیت تطبیق دهید. موجودی طلا، صندوق، بانک و مانده حساب مشتریان را به‌صورت منظم با اسناد و شمارش واقعی مقایسه کنید.
این کار کمک می‌کند مغایرت‌های احتمالی در سریع‌ترین زمان ممکن شناسایی شوند.
۶. دسترسی ثبت اسناد، حساب بانکی و صندوق را تفکیک کنید
برای کارکنانی که هم‌زمان به ثبت اسناد، حساب بانکی و صندوق دسترسی دارند، احتمال بروز خطا یا سوءاستفاده بیشتر می‌شود.
بنابراین تا حد امکان این دسترسی‌ها را تفکیک و محدود کنید؛ به‌گونه‌ای که ثبت، تأیید و جابه‌جایی وجوه فقط در اختیار یک نفر نباشد.
تفکیک وظایف یکی از روش‌های مؤثر برای کاهش ریسک اشتباه و سوءاستفاده در سیستم‌های مالی است.
۷. حساب‌های کم‌کاربرد و گردش‌های غیرعادی را بررسی کنید
حساب‌های کم‌کاربرد یا دارای مشخصات ناقص و گردش‌های پولی آن‌ها را جداگانه بررسی کنید.
در زرین، بخش «پولی‌های متفرقه و غیرعادی» برای شناسایی و پیگیری گردش‌های غیرعادی در نظر گرفته شده است.
خریدوفروش‌های ثبت‌شده در این حساب‌ها را هر روز، به‌ویژه هنگام بستن حساب روزانه، با اسناد و مدارک تطبیق دهید.
برای حفظ محرمانگی بررسی‌ها و اثربخشی کنترل‌ها، دسترسی به این بخش فقط برای کاربر مدیر نمایش داده می‌شود.
این بررسی می‌تواند به شناسایی و پیگیری ثبت‌های غیرعادی و مشکوک کمک کند؛ البته تشخیص تخلف به بررسی کامل مدارک، اسناد و سوابق نیاز دارد.
۸. پیش از قضاوت، موضوع را بررسی کنید
پیش از قضاوت، موضوع را بررسی کنید. هر مغایرت الزاماً به معنای تخلف نیست و ممکن است حاصل اشتباه، ثبت ناقص یا خطای انسانی باشد.
اگر به ثبت‌ها یا عملکرد یکی از کارکنان مشکوک شدید، پیش از متهم‌کردن او می‌توانید از خدمات مشاوره‌ای بخش حسابرسی زرین کمک بگیرید.
این بخش با تخصص و تجربه در بررسی حساب‌ها و مغایرت‌ها می‌تواند در روشن‌شدن موضوع و یافتن علت آن همراه شما باشد.
کنترل مناسب، هم از دارایی کسب‌وکار محافظت می‌کند و هم از کارکنان
کنترل‌های مناسب به معنای بی‌اعتمادی به کارکنان نیست؛ بلکه از دارایی کسب‌وکار و اعتبار کارکنان، هر دو محافظت می‌کند.
وقتی دسترسی‌ها مشخص باشند، تغییرات ثبت شوند، معاملات غیرعادی بررسی شوند و موجودی واقعی با گزارش‌های سیستم تطبیق داده شود، هم احتمال خطا و سوءاستفاده کاهش پیدا می‌کند و هم از شکل‌گیری سوءظن بی‌دلیل نسبت به کارکنان جلوگیری می‌شود.
مراقبت درست، هم جلوی سوءاستفاده را می‌گیرد و هم از شکل‌گیری سوءظن بی‌دلیل پیشگیری می‌کند.
