برای ایجاد بایگانی مراحل زیر انجام شود و در پایان هر مرحله یک پشتیبان ( بکاپ 63 برنامه )تهیه شود . طلاهای متفرقه با وزن قبل از تبدیل در یک حساب خارج شوند و در قسمت 15 برنامه ، در قسمت آبشده ها از گزینه صفر کردن متفرقه با وزن صفر استفاده شود تا وزن قبل از تبدیل و وزن بعد از تبدیل در لیست 47 برنامه هر دو صفر شود سپس متفرقه ها از ان حساب دریافت شوند . برای ایجاد بایگانی نباید سند موقت و طلای شرطی داشته باشیم . حساب های برداشت شرکا به حساب سرمایه انان انتقال یابد . و تمامی حساب های هزینه صفر شود و سپس سود تراز صفر شود . برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد تراز صفر ، سوال های 54و 55 را به دقت بخوانید. و سپس حساب سود انباشته به شرکا انتقال یابد ( انتقال صحیح و خودکار در قسمت مکمل مشترکین وجود دارد ) و حالا تمامی هزینه ها و تنظیم موجوی صفر می باشد و سود تراز یعنی بالانس گرمی و ریالی و بالانس ارزی صفر است و سود انباشته صفر است و موجودی ها چک شده و همگی صحیح هستند و هیچ حساب غیر واقعی و مجازی ( الکی ) وجود ندارد . یک بار از برنامه خارج می شویم و سیستم را ریستارت می کنیم تا برنامه های اضافه را از RAM حذف شود و یا برنامه های اضافه End Task شوند و مجددا وارد برنامه می شویم . از تراز عکس بگیرید تا با تراز بعد از بایگانی مقایسه شود . و حالا به کمک Alt+M می توانید بایگانی و دوره جدید خود را ایجاد نمایید
برای شروع ابتدا جواب طلاهای شرطی را بدهید و نیز تکلیف سندهای موقت را روشن کنید که یا ثبت و یا حذف شوند سپس روی صفحه اصلی برنامه Alt+M را زده و گزینه ساخت بایگانی جدید در پایین پنجره باز شده را انتخاب میکنیم. در صفحه بعدی در قسمت نام بایگانی عدد مربوط به تاریخ را وارد کرده و در قسمت توضیح نام بایگانی را تایپ کرده سپس کلید next را انتخاب میکنیم. در صفحه بعدی گزینه finish را انتخاب میکنیم. برنامه به صورت خودکار یک پشتیبان گرفته و فرایند ایجاد بایگانی را شروع میکند که ممکن است چندین دقیقه زمانبر باشد. بعد از اتمام کار پیغام ایجاد بایگانی با موفقیت انجام شد دیده میشود از این به بعد با زدن alt+m بایگانی مورد نظر دیده میشود که با انتخاب آن، بایگانی با کل گردش ها در محیط مستقل دیده میشود و در محیط جاری ته حساب ها به همراه موجودی ها منتقل شده است . برای اطمینان از درست انجام شدن کار میتوانید تراز بایگانی و محیط جاری را با هم مقایسه کنید تا مغایرتی وجود نداشته باشد.
نکته : بهتر است جهت اطمینان بیشتر فرایند ایجاد بایگانی را با هماهنگی پرسنل شرکت زرین انجام دهید.