سیستمم حسابداری بدون خطا
این مقوله بسیار مهم و بسیار آسان و در عین حال بسیار سخت است
برای این کار شما باید سیستم ایجاد کنید و برای هر قسمت و بخش های کاری خود تعاریف ظوابط و مسول اجرای انها را تعیین کنید و بهتر است که هیچ یک از وظایف اجرایی را گردن خود نیندازید و فقط ناظر اجرای دقیق و بدون خطای آنها از پرسنل خود باشید ، اگر حجم کاری شما زیاد باشد در این صورت ممکن است برای این بخش به افراد بیشتری نیاز را داشته باشید .
توجه داشته باشید که هر پرسنل ممکن است کارش را اشتباه انجام دهد حالا باید روشی را ایجاد کنید که خطای این پرسنل چگونه و کجا باید گرفته شود و شما خطای او را در سیستم خود بگیرید ، نه انکه از بیرون به شما اطلاع داده شود که خطا یی رخ داده است .
برای نمونه از اهم وظایف در سیستم QC کنترل موارد زیر و بعد تعطیل مغازه ( اصطلاحا بستن حساب ها )
QC یا Quality Control چیست؟
1- کنترل صحت موجودی ها
بعنی ایا موجودی وجه نقد صندوق مغازه با سیستم حسابداری می خواند
موجودی های متفرقه و ابشده چطور
موجودی چک ها چطور؟
موجودی سکه ها و کارهای تعدادی چطور؟
2- آیا تمامی حساب ها روی سیستم و بانک میخواند؟
در مورد حساب های بانکی حساس باشید تا با ریال اخر بخواند لذا تمامی هزینه های کارت به کارت و هزینه های وصول چک و ارسال پیامک و … در سیستم خود ثبت کنید تا حساب کامپیوتر شما با موجودی بانک 1 ریال هم اختلاف نداشته باشد
3- کنترل صحت فاکتور صادر شده برای مشتری
( روش کنترل فاکتور در رسته های مختلف متفاوت است ولی برای خرده فروشی تطابق وزن مشخصات نوشته شده با واقعیت و برای بنکداران اگر کارها معولی و بدون بسته بندی خاص فقط کنترل وزن با پلاستیک و برای بسته بندی های پاکتی و مقوا دار و کارهای سنگدار و .. تهیه مکمل تجزیه سبد الزامی است .
این مکمل در قسمت مکمل مشترکین وجود دارد و با ctrl+F روی صفحه ی اصلی برنامه نیز قابل فراخوانی است .اگر میخواهید مطمئن باشید که فاکتور های شما بدون خطا صادر شده است ،حتما از این قسمت استفاده کنید.
4- برای کاربرانی که کارهای خود را لیبل دار می کنند حتما در این بخش نیز باید تطابق بین مشخصات لیبل الصاق شده به کار نیز صورت پذیرد .
